Každá firma, kde jsem byl, se snaží své zaměstnance zapojit do zlepšování tím, že jim dávají možnost podávat tzv. „Zlepšovací návrhy“. Ovšem většině firem se kvůli své nepřipravené kultuře bohužel nedaří zaměstnance do zlepšování motivovat.

Ano – úspěch je VŽDY spojen s existencí, resp. neexistencí, kultury neustálého zlepšování.

Dobře rozvinutá kultura neustálého zlepšování má za následek jednu hlavní a velmi potřebnou věc – to, že se systematicky zabývá tzv. Bariérami vstupu do zlepšování, jejichž příkladem může být:

  • lidé nemají čas o něčem přemýšlet, protože jsou zavaleni operativou a hašením požárů
  • byrokracie vyhodnocování zlepšováků celý proces neskutečně natahuje
  • lidé často ani neví jak a o čem přemýšlet
  • management není zapojen a nechává zlepšováky žít vlastním životem

(A pak, pro zvýšení motivace, se objeví někdo se spásnými kvótami – jako 1 zlepšovák na zaměstnance za týden – aby vše ještě víc zkomplikoval.)

Pokud tedy chcete, aby vaši zaměstnanci začali lépe zlepšovat, zvažte, jak jim to usnadnit!

Především odstraňte bariéry vstupu!

1 Maximálně zjednodušte proces podávání zlepšení a jejich vyhodnocování

Jeden z dobrých příkladů je rozdělit zlepšení na „malá“, která může vyhodnotit a ocenit okamžitě přímý nadřízený zlepšovatele, a na „střední“ a „velká“, která už potřebují více sofistikované popisy, analýzy a také účast zkušené komise pro vyhodnocení funkčnosti a konečného benefitu.

Pokud se zlepšováky teprve začínáte, počítejte s tím, že lidé budou podávat různé nápady. Je hloupost nechávat své lidi složitě sepisovat každou malou drobnost a nechávat to dojít až ke komisi, když to může okamžitě zachytit vedoucí. Ten pak jakožto správný vedoucí, může takto své zlepšovatele lépe poznat, zjistit, jak tito lidé přemýšlí, více se zapojit, a tím vším je motivovat ke zlepšením, která jsou pro firmu žádoucí.

2 Nenechte je uvažovat o blbostech

Mimochodem, jeden z argumentů, který slyším často je: „Podávají nám kraviny!“

Když nevhodný zlepšovák zachytí už přímý nadřízený, ihned může zlepšovatele upozornit na to, že je nepatřičný a zároveň může zvážit aspoň malou kompenzaci, například ve formě voucheru do kantýny za snahu.

Každopádně je potřeba, abyste tomu, co od svých lidí chcete, šli naproti. Vytrénujte je alespoň z toho, co je MURI, MURA a MUDA (Japonské názvy tu píšu pro vás, co to čtete – vašim lidem to raději vysvětlete řečí jejich kmene – a vysvětlete jim, na co se zaměřit a co vnímat, aby zlepšovák měl opravdu přidanou hodnotu.).

MURI = přetěžování lidí a strojů (toto budou vnímat vaši lidé zpočátku nejvíce)
MURA = variabilita a nerovnoměrnost v práci a využívání zdrojů
MUDA = plýtvání časem a zdroji (8 druhů plýtvání, které jistě znáte)

Ve zlepšovácích totiž hlavně získáte návrhy týkající se právě odstranění přetížení, variability, plýtvání, nekvality a nebezpečí.

Důležité ale je, aby vaši zlepšovatelé tato témata znali a mohli se nad nimi při své práci zamýšlet. Jinak po nich totiž chcete něco, v čem vám bez zaškolení a praxe nebudou schopni vyhovět. S tím vám můžeme pomoci například naším školením Lean Praktik.

3 Dejte jim čas přemýšlet

Tím, že ze svých lidí sedřete kůži operativou a hašením požárů, si nepomůžete.

Moje doporučení je nejdřív dát lidem možnost zlepšit své prostředí a navrhovat způsoby, jak ulevit svému vlastnímu přetížení (MURI), na které nadávají a které zažívají dnes a denně a kazí jim to den. Budou tak moci získat časovou a mozkovou kapacitu pro přemýšlení o tom, jak snížit plýtvání a zvýšit kvalitu a bezpečnost.

Jak jsem psal už výše – toto budou ta první a také hlavní témata, se kterými se převážně z počátku budete setkávat. A je to dobře. Když necháte své zaměstnance přemýšlet o tom, co jim práci ztěžuje, a budete efektivně tyto záležitosti opravdu zlepšovat, získáte tak postupně nejen lepší procesy, ale také důvěru zlepšovatelů v systém zlepšováků. Nejprve to nejspíš budou zlepšení malá, ale až si systém oťukají a vzdělají se v základech Leanu, můžete očekávat i zlepšení středního a velkého charakteru.

4 Zapojte celý organigram

Bez zapojení managementu to můžete rovnou zabalit!

Musíte to procesně řídit a nenechávat jen tak na pospas lidem z provozu a z kanceláří. Ve zlepšovácích hraje celý management obrovskou roli. Pokud nejsou plně zapojeni, iniciativa zlepšováků se brzy omrzí a nadšení vychladne. Od první linie vedoucích až po vedení firmy je nutné, aby tímto tématem všichni žili a neustále se podíleli na rozvoji zlepšovatelské kultury. Pokud nebude management hledat nové způsoby motivace, umožňovat lidem o svých procesech přemýšlet, rozvíjet jejich znalosti a kompetence a především, pokud nebude management neustále bojovat s byrokracií zlepšovatelského systému a kontinuálně jej zlepšovat, bude těžké lidem ukázat, že to myslíte vážně, a nebude to fungovat.

Rozvíjejte Kaizen kulturu a podporujte neustálé zlepšování. Aktivně hledejte způsoby, jak své lidi motivovat, rozvíjejte je a pomozte jim najít čas přemýšlet a zlepšovat.

Nezajistíte si tak jen své kvóty zlepšováků, ale celkově posunete svou firmu, své procesy a svůj management i pracovníky mílovými kroky dopředu.

Jak se říká: PER ASPERA AD ASTRA! (Přes překážky ke hvězdám)