To, co zní jako protiklad, je ve skutečnosti docela logické. V době digitalizace se vše zdá být rychlejší, proměnlivější a nejisté. Abychom se tomu přizpůsobili, musíme být více flexibilní, aniž by nás ovládl chaos.

„Stát se agilním znamená, že se nejdříve musíte stát více strukturovanými, abyste se pak mohli stát flexibilnějšími.“

Chcete-li začít s agilitou, je velmi užitečné utřídit si několik základních principů pro vaši organizaci. V první řadě je třeba si uvědomit, že agilita je opakem ad hoc. Tam, kde agilita je způsob řízení procesů nebo projektů, je ad hoc jen institucionalizovaný chaos.

V čem je tedy rozdíl? Jedním z hlavních cílů agilního řízení projektů je synchronizace partnerů a členů projektu. Pomáhá rozlišovat čas pro plánování a určování priorit a čas, kdy se členové týmu mohou soustředit na úkoly. I když to zní jednoduše, do tohoto procesu je zapojena jak úroveň vedení, tak zákazníci a každý musí přesně chápat, kdy a jak se po něm chce, aby rozhodoval a stanovoval priority. K dosažení agility je třeba dodržovat několik základních zásad:

  • Dodržujte dohodu, kdy se váš agilní projektový tým schází a synchronizuje.
  • Stanovte si termíny, kdy budou vaši zákazníci hodnotit průběh projektu a určovat priority dalších kroků.
  • Zásadní je závazek a důvěra ze strany vedení; vedení se musí vyvarovat příkazů a rozkazů, když se věci zadrhnou.

Zavádění agilní metodiky

Častý požadavek zní: „Potřebujeme agilního kouče, protože chceme vést agilní projekty.“ Pro rychlý start si mnoho organizací může potřebné podmínky vytvořit poměrně snadno. Ze zkušenosti víme, že agilní řízení projektů je spíše otázkou několika základních agilních principů, užitečných nástrojů a zdravého rozumu než rámců a sofistikovaných metodik. Je nesporné, že v určitých projektech zužitkujete silné stránky SCRUM nebo DevOps. K vedení projektu agilním způsobem je však zapotřebí jen velmi málo, zatímco zvýšení výsledku a produktivity může být obrovské. Naše „agilní startovací sada“ pokrývá čtyři nejdůležitější témata:

  • Vytvořte si zřetelný pracovní prostor, fyzický i virtuální, například „war room“ nebo projektový koutek.
  • Vizualizujte práci pomocí projektové nástěnky (Kanban).
  • Synchronizujte pracovní časy projektu a dodržujte schůzky, např. týdenní status každou středu přesně v 10:00.
  • Nechte samostatné projektové týmy pracovat; v agilních projektech není potřeba (ani čas) na mikromanagement kolegů.

Naučte se zlepšovat

Organizované učení se je pro agilní struktury jedním z nejdůležitějších úkolů. Zatímco v SCRUM se poznatky získávají retrospektivně, Kanban se zaměřuje na neustálé zlepšování. Je nezbytné se pravidelně učit a přemýšlet o tom, co se stalo a jak se jako tým zlepšit. To je klíčem ke zvýšení produktivity. Nejvýkonnější týmy jsou ty, které mají učení nejlépe zorganizované. V této souvislosti můžeme vřele doporučit film „Na Hromnice o den více“, kde můžete vidět, jak se Bill Murray stane expertem díky neustálému zlepšování a nekonečnému opakování.

Kde začít

Ve skutečnosti nikdy nebo téměř nikdy neexistuje jeden správný projekt, kterým byste měli začít. Nejčastěji jde o to, v jaké situaci se organizace právě nachází. Agilní projektové řízení není ani novým zázračným lékem, ani okamžitě nenahradí váš tradiční přístup. Agilní projektové řízení je doplňkovou kompetencí, která se hodí v situacích, kdy čelíme velké nejistotě. Další výhodou jsou mnohem menší režijní náklady v situacích, kdy se agilní týmy rozhodují za pochodu. Šetří se tak zdroje na řízení projektů, kterých je často málo.

Ozvěte se nám, pokud potřebujete do vaší organizace zavést principy agilního řízení.

Image: scanrail, source: 123RF