Častou motivací našich partnerů je digitalizace a automatizace procesů s využitém AI agentů, RPA rutin a celkově eliminace papírů ve firmě. Vše s cílem zkrátit průběžné doby, snížit chybovost, ale zejména uvolnit kapacitu týmů. Procesní audit proto neslouží jen k analýze, mapování procesů, ale k tvorbě plánu, jak transformovat a změnit firmu. Výstupem auditu je plán k implementací drobných automatizačních řešení, AI agentů nebo nasazení podpůrných aplikací pro digitalizaci manuální / papírové práce. Stále častěji je používán Procesní audit jako základ před výběrem a nasazením CRM, nebo ERP systému, jelikož bez zmapování a vyčištění procesů se může implementace prodloužit a komplikovat.

Jak postupujeme

1. Vytvoření procesního modelu – Začínáme sestavením procesního modelu — přehledu všech procesů v rozsahu auditu. Typicky je strukturujeme podle zákaznického životního cyklu.  Dále (je‑li to v rozsahu auditu) mapujeme podpůrné procesy, které vytvářejí zázemí pro chod firmy – typicky IT, HR, právní, compliance, finanční procesy aj. Ty bývají standardizovanější. Ale velmi často se stávají kandidáty na automatizaci a digitalizaci.

2. Pre-audit a výběr procesů – Z procesního modelu vybereme nejčastěji vykonávané a kapacitně nejnáročnější procesy, které mají významný dopad na kapacitu lidí, zákaznickou zkušenost, nebo mají největší potenciál z pohledu digitalizace a nasazení AI.

Výstupem je Prioritizační matice, která určí konkrétní procesy s potenciálem.

3. Detailní end-to-end mapování a analýza procesů – V průběhy našeho mapování se již zaměřujeme na analýzu úzkých míst. Ta obsahuje často 2 přístupy – Procesní a Kapacitní.

Procesní Analýza

Vybrané procesy zmapujeme “end‑to‑end” tedy ve větším detailu, kde se zaměřujeme na:

• Úzká místa a čekání, zbytečné předávky
• Papírové agendy
• Manuální přepisování dat, rutinní opakované kroky
• Chyby a přepracování (rework)
• Rutinní činnosti, které lze standardizovat nebo automatizovat
• Provázanosti mezi systémy

Na základě zjištění formulujeme hypotézy zlepšení a ověřujeme jejich proveditelnost a přínosy. Potvrzujeme přínos na základě dat, kde využíváme kapacitní analýzu:

Kapacitní Analýza

U kapacitních Auditů se zaměřujeme na celý tým jako celek. Monitorujeme aktivity, které tým realizuje a snažíme se připravit model rozpadu jejich pracovní doby v hodinách. Tím získáme, jaký proces má konkrétní alokaci. To nám pomáhá vypočítat „přínos“ navrhované optimalizace tím, že dokážeme vypočítat kolik % z dané alokace může firma ušetřit nasazením daného opatření

4. Návrh na optimalizace – Na základě výstupů z analýzy generujeme návrhy řešení, které prioritizujeme. Zaměřujeme se na kategorie oblastí:

• Procesní změny (eliminace procesů, zjednodušení)
• Využití AI a RPA, tedy automatizace: strojové provádění kroků, které dříve vykonával člověk
• Projektové / systémové změny
• Organizační změny
• Digitalizace: převod papírových / analogových vstupů do digitální podoby a jejich vytěžování a automatizace

Typické výstupy auditu:

• Procesní model (katalog procesů s popisem v několika úrovních detailu)
• End‑to‑end procesní mapy a seznam úzkých míst a plýtvání
• Seznam příležitostí s odhadem náročnosti implementace a přínosem (typicky uspořené hodiny)
• Kapacitní model týmů – pokud je vyžadováno
• Návrh dalšího postupu (plán implementace)
• Seznam požadavků na změnu a návrh aplikací, které pomůžou doručit danou změnu