Má smysl realizovat před technologickou investicí do digitalizace procesů?

V posledních 2 letech rapidně roste počet firem, které se rozhodly investovat do digitalizace procesů, robotizace (RPA) resp. chtějí implementovat nový ERP nebo CRM systém. Je to logické, všichni technologičtí hráči se předhánějí využitím AI, sofistikovanějšími automatickými službami a lepší propojeností. Firmy toto nutí „něco změnit“ a rychle zavést taky něco technologického.

Moje konkrétní zkušenost je, že při této touze rychle zavést nový systém, zavést RPA, digitalizovat, firmy typicky popíšou základní požadavky v jasné a srozumitelné podobě. V této fázi často slyším, „Musíme být rychlí nebo nám ujede vlak…“.  Sběr požadavků se správně realizuje s lidmi z procesu, procesními experty, inženýry, technology atd…a vznikne seznam změn. Tedy jasný popis budoucího stavu. Pro ilustraci zde je pár příkladů typických požadavků:
• Elektronický výrobní příkaz musí obsahovat QR kód pro identifikaci zakázky
• Záznam nastavení stroje a jeho pozice pro každou zakázku v systému
• Automatická konverze potvrzené nabídky na objednávku jedním klikem
• Real-time monitoring výroby
• Centrální databáze zákazníků s historií poptávek, nabídek a objednávek
• Kalkulační modul schopný spočítat cenu na základě produktu, rozměru, hmotnosti

Se sadou několika desítek požadavků (někdy i stovek) se poptává interní IT nebo externí dodavatel, který udělá business analýzu a snaží se připravit systémové řešení nebo pořídit adekvátní aplikaci. Vlastně je to vše v pořádku, nicméně já vidím lepší alternativu, předřadit tzv. Procesní audit.

Procesní Audit – před zavedením digitalizace

Procesní audit je revize dotčených procesů z pohledu jejich současného fungování, analýza problematických míst a návrhů změn, které by se měly udělat před zavedením technologické změny.

Klíčové zde vidím benefity: Zaprvé, snížíme počet požadavků na systém, proces, neboť některé procesy zoptimalizujeme (ano, to je ta klasika Leanu). Někdy zavedeme prospěšné organizační změny (přesunutí rolí a zodpovědností, „First Contact resolution“ – vyřešení na prvním možném místě). Toto například zjednoduší nekonečné nastavování rolí a pravidel v systému.

Další benefit je propojenost. Většinou týmy pracují v „silech“ a vidí jen detaily své části. Propojením procesů do logických celků (E2E) dokážeme daleko lépe sepsat „ty správné požadavky“. Z mé konzultační zkušenosti po procesním auditu je o cca 30 % požadavků méně než bez provázaného auditu. To v případě zavedení komplexního systému ERP, CRM může mít zásadní dopad na cenu implementace.

Samostatnou kapitolou je rozsah zadání a jeho udržitelnost. Zajímavý benchmark říká: 64 % systémových implementací překročí původní rozpočet. Ale s procesním auditem toto číslo kleslo na 20–30 %. Není to nula, ale při ceně implementací je to zajímavý přístup k eliminaci případného rizika.

Pár čísel, na základě našich posledních cca 20 procesních auditů:
• Průměrná délka procesního auditu pro firmu 20-50 lidí je cca 2 měsíce
• Zmapujeme 30-50 procesů (podle komplexity, odvětví)
• Navrhneme typicky 25-50 optimalizačních návrhů současného procesu nebo nadefinujeme požadavky na design nového procesu či systému

Co jsou typické výstupy Procesních auditů se zaměřením na digitalizaci?

– Procesní model – přehled všech procesů (typicky ve 2-3 úrovních)
– Provázaný „hi-level“ model procesů, jejich návazností, vstupy, výstupy, dodavatelé a zákazníci
– Jednotlivé procesní mapy
– Kapacity / alokace v hodinách (kolik času alokujeme na daný proces – hodiny / FTE). Toto realizujeme, pokud je požadováno. Výhoda je, že se dají dobře napočítat jednotlivé úspory díky technologii, či optimalizaci, nevýhodou je náročnost auditu (větší alokace).

Popisy navržených změn a rozdělení do kategorií:
1. Procesní změny – ihned
2. Organizační změny
3. Systémové změny (ano to jsou ty požadavky uvedené výše)
4. Nově máme i speciální kategorii AI / RPA – izolovaná řešení pro relativně rychlé nasazení AI či automatizace

Procesní audit není zdržení – je to pojistka, která vám ušetří čas, peníze i frustraci při samotné implementaci. Firmy, které tento krok přeskočí, ho většinou zaplatí dvakrát: jednou v překročeném rozpočtu, podruhé v systému, který neřeší správné problémy.